报告11-宁波华能国际贸易有限公司办公室管理设计.ppt

1、办公室管理设计办公室管理设计 办公室组织结构 办公室管理 办公室组织结构办公室组织结构 组织结构设计 部门职责设计 财务组织结构财务组织结构 董 事 会 董 事 长 监 事 会 总 经 理 战略规划委员会 技术中心 营销中心 管理中心 技术品管部 办公室主任 财务部 人力资源部 投资管理部 东南亚销售部 欧洲销售部 中东销售部 美洲销售部 成套部 财务规划委员会 供应管理部 市场运作部 行政秘书 法律事务 电脑维修 网络管理 文书传真 司机 保洁员 部门名称部门名称 办公室 职能：职能：负责为公司管理层提供决策支持，保证公司内部管理体系的完整和平稳运行；进行公司形象推广、公关和公司企业文化建设

2、，负责公司法律事务、行政支持工作 考核指标及权重：考核指标及权重：制度建设完善性 公司网络运行的稳定性 员工满意度 固定资产状况 后勤支持投诉率 重要任务完成情况 办公室办公室 上级：上级：管理总监 拟设岗位：拟设岗位：办公室主任 法律顾问 电脑维护、网络维护 行政秘书 前台、文书、司机、清洁工 涉及流程名称：涉及流程名称：重大活动组织流程 印章管理流程 计算机维修流程 文件借阅流程 部门职责：部门职责：1.负责组织制定和完善公司各项管理制度，并监督各项制度执行情况 2.负责组织制定公司长期发展规划，制定公司年度工作计划 3.负责来访人员的接待，组织公司各种会议和其它重大活动 4.负责对公司总

3、经理指示和总经理办公会决议进行督办与落实 5.负责文书、印章管理、合同审查及一般法律事务处理 6.负责公司内部出差管理与支持、文件的打印、复印及办公设备的维修、养护、车辆管理、办公场所的使用管理、办公用品（低值易耗品）的采购与管理、固定资产采购与管理、档案图书管理、保密、安全、消防和清洁卫生等工作 7.负责公司计算机、网站及信息网络的建设、管理和日常维护 8.负责公司对外的形象宣传与公关，对内企业文化建设。9.完成总经理交办的其它工作 办公室办公室 办公室管理办公室管理 会议管理 重大活动管理 固定资产管理 信息管理 企业文化建设 办公室管理办公室管理-会议管理会议管理 确立会议目的 确立会议

4、议题 会议时间 参加人员 会议要求 会议全过程 确定会议具体时间 确定会议地点 通知参加人员 会场布置 会议文件、材料准备 会议纪录 拟定成文 监督执行 执行反馈 会议发起人 办公室 参加人员 会议纪录者 指定人 会议各环节会议各环节 各环节负责人各环节负责人 各类会议的管理各类会议的管理 相关人员工作 办公室协助董事会会议秘书准备会议召开各项事宜 转发通知，并发送至参会人员 提供所需硬件设备，进行会场布置 董事会会议 确定会议时间、地点 审核会议通知后转发至参加人员 提供所需硬件设备，进行会场布置 营销总监及以下级会议 参加会议人员准备相应的资料、文件 确定会议时间、地点 拟定通知，并发送至

5、参加人员 提供所需硬件设备，进行会场布置 会议纪录 会议纪录拟定成文，并通报执行 监督相关部门会议决议的执行 向总经理反馈相关部门执行情况 总经理级会议 会议分类 办公室工作 参加会议人员准备相应的文件、资料 被指定人员进行会议纪录并拟定成文 相关人员监督实施 董事会秘书负责组织会议事宜 参会人员准备相应的资料、文件 被制定人员进行会议纪录并拟定成文 提出申请 由会议召开人向办公室提出召开会议请求 填写“会议召开申请单”，注明召开时间、参加人员、议题、目的、所需硬件设备等 总经理级会议管理流程总经理级会议管理流程 总经理总经理 办公室办公室 提出会议需要 会议记录 拟定会议通知 审核 合格 下

6、发 否 是 文件下发 监督执行 拟定成文 各部门各部门 审批 准备相关材料 办公室主任办公室主任 办公室管理办公室管理-重大活动管理重大活动管理 相关人员工作 负责活动的全过程。确定活动时间、场所、员工所需自备的物品等 拟定通知，并发送至参加人员 提供所需硬件设备，进行场所布置 安排食宿、公车及其他车辆 负责解决活动中的意外事件 公司内部员工活动 各类庆祝活动、旅游、聚餐等 制定详细的活动计划 确定活动时间、场所 拟定通知，并发送至参加人员 提供所需硬件设备，进行活动场所布置 根据需要安排食宿、公车及其他所需车辆 负责接待、礼品、娱乐等事项 公司形象宣传资料制作 负责解决活动中的意外事件 活动

7、后总结工作 以公司为主的活动 接待相关单位、上级单位来访 与新闻媒体的接触 其他活动 活动负责人安排活动进行的具体事项，开展活动 确定活动场所 根据需要，审核通知后发送至参加人员 提供所需硬件设备，进行活动场所布置 食宿安排、公车安排、礼品、娱乐等事项安排 协助解决活动中的意外事件 根据部门需要提供相应的其他配合 以部门为主的活动 销售部门、供应管理部客户来访等 财务部接待相关的机构检查等 人力资源部开展的在公司进行的培训等 其他部门活动 重大活动分类 办公室工作 参加活动人员准备相应的文件、资料 根据办公室需要进行相应配合 参加人员做相应的准备 提出申请 由活动负责人提出重大活动申请 填写“

8、举办重大活动申请单”，注明举办时间、场所、参加人员、事由、食宿安排、公车安排、其他设备安排等 撰写活动计划，报交办公室 重大活动组织流程重大活动组织流程 各部门各部门 总经理总经理 办公室主任办公室主任 部门需求 活动计划 审核 同意 审批 同意 执行 否 是 否 是 办公室办公室 办公室管理办公室管理-固定资产及低值易耗品管理固定资产及低值易耗品管理 各固定资产及低值易耗品需求部门填写采购申请报告，报交办公室 办公室审核后报请总经理审批 本着成本最低原则进行采购。专业性固定资产及低值易耗品采购应由相关人员协助采购 采购后应由总经理进行审批、确认 专业性固定资产及低值易耗品采购回来后应经其确认

9、 固定资产、低值易耗品采购回来后，报交相关单据给财务部入账 办公室登记固定资产卡片 按固定资产、低值易耗品类别、使用部门分别进行登记，以便进行固定资产核算、低值易耗品和部门费用核算 安排固定资产购买财产保险事宜 对投入使用的固定资产及低值易耗品进行日常的保养和维修，最大限度的延长固定资产及低值易耗品有效使用寿命 对所修理的固定资产进行修理情及低值易耗品况登记 在年末由办公室及财务部联合在某一固定时间内进行固定资产及低值易耗品盘点，保证及低值易耗品帐实相符 查明帐实不符原因，并进行相应处理 对于需处置固定资产，低值易耗品，填写“固定资产处置单”或“低值易耗品处置单”，经社皮后进行相应处理 对需处

10、置的，填写及时报交财务部相关单据入账 各部门固定资产低值易耗品需求预算 注：2000元以上为固定资产，200元-2000元为低值易耗品 预算 采购 登记 领/借用 报废、处理 对固定资产及低值易耗品领用进行登记，核算部门固定资产折旧费用 对固定资产及低值易耗品借用进行登记，确保安全使用、按时归还 每年预算期各部门在规定期限内向办公室提交部门固定资产及低值易耗品需求预算 办公室审核后，经总经理批准后，列入办公室年度固定资产低值易耗品采购总预算，报交财务部 维修 盘点 固定资产采购流程固定资产采购流程 各部门各部门 办公室办公室 总经理总经理 管理总监管理总监 采购申请 审批签字 询价采购 付款记

11、账 固定资产卡片 注：2000元以上 财务部财务部 审批签字 签字 审批 确认后领用 审核 计算机等办公设备维修流程计算机等办公设备维修流程 申请部门申请部门 办公室主任办公室主任 硬件维护员硬件维护员 维修申请 检查 处理方案 审批 权限 同意 是 是 否 维修反馈表 维修 维修登记 办公室管理办公室管理-信息系统管理信息系统管理 提出统计分析的内容 提出数据分析目的 选择分析工具 统计分析统计分析 提出信息需求内容、框架 协助进行信息条定义 数据库建立数据库建立 输入原始数据 数据收集数据收集 信息相关部门信息相关部门 办公室办公室 确定信息系统框架、定义信息条 根据部门需求提出软件系统设

12、计方案 提交自行设计或外购软件系统建议 经批准后进行设计或购买系统软件 安装、调试、建立数据库系统 进行数据备份 监督检查数据输入情况 确保信息系统保密性、安全性 提供数据接口 保证分析工具自动化 进行日常维护，保证信息系统正常运转 办公室管理办公室管理-企业文化建设企业文化建设 公司理念的企业文化的核心 办公室负责公司的核心价值观、企业哲学等的提炼 在实际工作中倡导这种理念，将这种理念逐渐灌输给员工 在公司不断成长的过程中，要注重随着内外条件变化不断对企业文化进行调整、更新、丰富、发展 公司管理制度是企业文化的体现 公司人力资源部统筹规划公司的各项制度建立 由各部门进行相关制度的制定，汇总到

13、人力资源部 办公室负责从公司理念的贯彻、企业文化建设的角度对制度进行审核 培训、刊物、发布网络信息、组织员工活动等载体是企业文化建设的主要途径 新员工培训及公司员工企业文化培训中，办公室要协助人力资源部丰富培训内容，由人力资源部负责实施培训 办公室负责公司内部刊物发行、网络信息发布、更新，倡导并向员工灌输公司核心价值观、经营哲学等 办公室负责定期组织开展员工活动，通过活动的形式宣传、推广、深化企业文化，增强员工对公司文化的认同感 树立榜样人物是企业文化建设的主要方法 树立典型人物，号召全体员工向榜样看齐。定期评选优秀员工，并给予优秀员工精神与物质的双重奖励。宣传优秀事迹，将企业精神深入人心。载体建设 制度建设 理念建设 树立典型人物 企 业 文 化 建 设 员工行为规范是企业文化的体现 人力资源部负责制定员工行为规范 办公室负责从公司理念的贯彻、企业文化建设的角度对制度进行审核