Excel办公常用技巧.doc

1、Excel常用的一些使用技巧 以下是我收集整理的一些电子表格的使用技巧和方法，希望这些方法能够为各位同事和朋友们带来一些方便。1 编辑技巧 （1）分数的输入 如果直接输入“1/5，系统会将其变为“1月5日，解决办法是：先输入“0，然后输入空格，再输入分数“1/5。 （2）序列“001的输入 如果直接输入“001，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“（西文单引号），然后输入“001。 （3）日期的输入 如果要输入“4月5日，直接输入“4/5，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；键。（4）多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一

2、张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2.来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。 （5）不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。 （6）在单元格中

3、显示公式 如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单击“工具菜单，选取“选项命令，出现“选项对话框，单击“视图选项卡，接着设置“窗口选项栏下的“公式项有效，单击“确定按钮。这时每个单元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，就再设置“窗口选项栏下的“公式项失效即可。2、单元格内容的合并根据需要，有时想把B列与C列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用“剪切和“粘贴来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了。 解决办法是：在C行后插入一个空列（如果D列没有内容，就直接在D列操作），在1中输入“=B1&C1，D1

4、列的内容就是B、C两列的和了。选中D1单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块“，当光标变成后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成了B列和C列的合并。这时先不要忙着把B列和C列删除，先要把D列的结果复制一下，再用“选择性粘贴命令，将数据粘贴到一个空列上。这时再删掉B、C、D列的数据。3、条件显示我们知道，利用If函数，可以实现按照条件显示。一个常用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为“不及格；输入60以上的分数时，显示为“及格。这样的效果，利用IF函数可以很方便地实现。 假设成绩在A2单元格中，判断结果在A3单元格中。那么在A3单元格中输入公式： =

5、if（A260，“不及格，“及格） 同时，在IF函数中还可以嵌套IF函数或其它函数。 例如，如果输入： =if（A260，“不及格，if（A2=90，“及格，“优秀） 就把成绩分成了三个等级。 如果输入=if（A260，“差，if（A2=70，“中，if（A20，SUM（A1：A5），0） 此式就利用了嵌套函数，意思是，当A1至A5的和大于0时，返回这个值，如果小于0，那么就返回0。 还有一点要提醒你注意：以上的符号均为半角，而且IF与括号之间也不能有空格。4、自动切换输入法在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦。 如果你要输入的东

6、西很有规律性，比如这一列全是单词，下一列全是汉语解释，你可以用以下方法实现自动切换。方法是：(1)选中要输入英文的列，单击“数据菜单，选择“有效性.命令，在弹出的“数据有效性对话框中，选中“输入法模式选项卡，在“模式框中选择“关闭（英文模式）命令，单击“确定按钮。（2）选中要输入汉字的列，在“有效数据对话框中，单击“IME模式选项卡，在“模式框中选择“打开命令，单击“确定按钮。这样，当光标在前一列时，可以输入英文，在下一列时，直接可以输入中文，从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。5、批量删除空行 有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删除。如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。我们可以利用“自动筛选功能，把空行全部找到，然后一次性删除。 做法：先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工作表，用鼠标单击“数据菜单，选择“筛选项中的“自动筛选命令。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择“空白，直到页面内已看不到数据为止。 技术部：