HR如何编写岗位说明书(案例精讲)(1).ppt

1、如何编写岗位说明书 岗位分析的必要性 岗位分析的概念、专业术语及起源 岗位分析的内容、结果及注意事项 岗位说明书撰写规范 2 目录：岗位分析的必要性 案例：机器清扫到底由谁干？车间张主任很头疼，原因是机器清扫工作一直没人干，机械维修人员说，自己的工作职责只负责机器维修，保证机器正常运转，不负责机器的清扫；车间清洁工称自己的的职责是清扫地面，并没有明确要清扫机器？3 4 1、职责不明，互相推委扯皮；2、职责架空，工作无人管；3、用人标准模糊，无法有效招聘，只凭领导主观判断；4、薪酬无法与岗位价值相匹配，无法有效激励员工。5、岗位因人设岗，职责因人而异 梳理岗位及工作职责,使职责清晰明确 为制定绩

2、效管理体系及方法提供依据 改进工作流程,提高工作效率 5 岗位分析的目的:岗位分析，或称职务分析、工作分析（岗位分析，或称职务分析、工作分析（job analysis），它是指完整地确认工作整体，以便为管），它是指完整地确认工作整体，以便为管理活动提供各种有关工作方面的信息所进行的一系理活动提供各种有关工作方面的信息所进行的一系列的列的工作信息收集、分析和综合的过程。工作信息收集、分析和综合的过程。岗位分析是用来岗位分析是用来识别、收集、检视及记录识别、收集、检视及记录工作内容工作内容的一套方法和制度的一套方法和制度 6 岗位分析的概念及术语 岗位岗位 即职位。是组织要求个体完成的一项或多即职

3、位。是组织要求个体完成的一项或多 项项责任责任以及为此赋予个体的以及为此赋予个体的权力权力的总和。的总和。职称职称 是指专业技术人员的专业技术与学识水平和工作能是指专业技术人员的专业技术与学识水平和工作能力的等级称号。力的等级称号。(高级、中级高级、中级、初级）、初级）7 岗位分析中的术语 8 岗位举例：足球运动员足球运动员 工作工作 前卫前卫 中卫中卫 后卫后卫 前前卫卫一一 前前卫卫二二 前前卫卫三三 后卫后卫1 1 后卫后卫2 2 职责职责 一些防守任务一些防守任务 岗位岗位 岗位岗位 岗位岗位 9 公司战略及目标公司战略及目标 公司组织结构图公司组织结构图 部门职能与职责部门职能与职责

4、 业务流程设计与重组业务流程设计与重组 目标目标人人工作结合工作结合 定岗、定编、定员等定岗、定编、定员等 员工能力与资员工能力与资格调查格调查 岗位职权职责岗位职权职责 岗位分析岗位分析 岗位说明书岗位说明书 任职资格任职资格 岗位价值评定岗位价值评定 岗位设岗位设计计 岗位分析 岗位评价 岗位管理 企业岗位管理体系企业岗位管理体系 10 岗位分析：人力资源管理 的最基本工具 任务任务 责任责任 职责职责 技能技能 工作规范工作规范 工作说明工作说明 岗位分析岗位分析 能力能力 知识知识 人力资源计划人力资源计划 招招 聘聘 选选 择择 人力资源开发人力资源开发 绩绩 效管理效管理 报报 酬

5、酬 和和 福利福利 安安 全全 与与 健健 康康 劳劳 动动 关关 系系 人力资源研究人力资源研究 培训管理培训管理 岗位分析起源与发展 11 泰勒的科泰勒的科学管理学管理 美国职位美国职位分类法案分类法案 心理学家心理学家等开发程等开发程序、工具序、工具 1 2 3 岗位分析：以工作岗位为研究对象，收集有关工 作岗位的职责、任务、活动、标准，任职资格要求、工作流程、工作环境，进行整理分析的过程。19世纪末世纪末-20世纪初世纪初 20世纪世纪20年代年代 20世纪世纪60年代年代 1.1.用谁（用谁（WhoWho）2.2.做什么（做什么（WhatWhat）3.3.何时（何时（WhenWhen

6、）4.4.在哪里（在哪里（WhereWhere）5.5.如何（如何（HowHow）6.6.为什么（为什么（WhyWhy）7.7.为谁（为谁（For whomFor whom）12 岗位分析所应包含的信息-7W 岗位分析是用来发展下列制度岗位分析是用来发展下列制度 岗位说明书岗位说明书 工作规划工作规划 工作分类工作分类 岗位评价岗位评价 13 岗位分析的结果 分析岗位而不是分析具体个人分析岗位而不是分析具体个人 防止分析对象夸大自己工作的重要性防止分析对象夸大自己工作的重要性 任职者的参与任职者的参与-双方同意双方同意 岗位分析内容应避免任何歧视性描述岗位分析内容应避免任何歧视性描述 夸大职责

7、范围夸大职责范围 故意抬高或降低素质要求故意抬高或降低素质要求 面面俱到面面俱到 千岗一面千岗一面 14 岗位分析中应注意的问题 15 岗位说明书的内容 1、岗位基本信息 7、关键绩效指标 11、工作环境 2、岗位关系 3、岗位目的 5、工作权限 9、需要的培训 8、任职资格 10、工作时间 4、职责描述 6、工作协作关系 12、工作必备的设备/工具 16 1 1、岗位基本信息岗位基本信息 岗位的基本信息，是一岗位区别于其他岗位的基本标志基本标志。该部分还常常有关于岗位分析的时间、人员、有效期等。其常见内容见表1-1，实例参见表1-2。表表1-1 常见的岗位基本信息常见的岗位基本信息 表表1-

8、2 电网规划研究工程师的岗位基本信息电网规划研究工程师的岗位基本信息 岗位基本信息岗位基本信息 岗位分析的基本信息岗位分析的基本信息 岗位名称 岗位编号 直接上级的岗位名称 所在部门 1.1.基本信息：基本信息：岗位名称：电网规划研究工程师 岗位编号：所在部门：系统所 直接上司：系统所所长 岗位编制：8 直接下属及辖员人数 0 17 2 2、岗位关系、岗位关系 岗位关系是该岗位在组织中的位置，用组织图来进行反映，属于岗位描述的必需的核心内容。组织图组织图 组织图是岗位描述中的核心部分，它反映了与该岗位在组织中的上下左右的关系，组织图实例见图1-1。分管副院长 分管副总工 系统所所长 电网规划研

9、究工程师 电网运行研究工程师 技术经济研究工程师 电力市场研究工程师 主任工程师 副所长 图图1 1-1 1 某院电网规划研究工程师的岗位关系某院电网规划研究工程师的岗位关系 18 3 3、岗位目的岗位目的 岗位目的岗位目的，是指用非常简洁简洁和明确明确的一句话来表述该岗位存在的价值价值和理由理由。图图1-2：通过战略分解获取岗位目标及示例：通过战略分解获取岗位目标及示例 岗位目标 岗位目标 岗位目标 岗位目标 岗位目标 岗位目标 岗位目标 岗位目标 岗位目标 组织目标组织目标 分解 部门目标 部门目标 部门目标 部门目标 分解 组织目标：12年内成为本省权威的XX试验研究院；35年内成为华Y

10、区权威的XX科学研究院；人力资源部部门目标：吸引、保留、激励与优化配置公司的人力资源，确保人力资源能支持组织目标；进行组织优化和管理变革，以提升竞争力，并满足电力科研机构的要求；薪酬主管的岗位目标 建立并管理科学的薪酬体系，以确保公司对于核心人才的吸引、保留与激励。19 岗位目的的书写有其严格的规范，具体如图岗位目的的书写有其严格的规范，具体如图1 1-3 3，实例见表，实例见表1 1-3 3。图图1-3：岗位目的的写法及示例：岗位目的的写法及示例 工作依据工作依据 工作行动工作行动 工作对象工作对象 目的目的 依据国家电网依据国家电网规划规划、设计导设计导则及相关技术则及相关技术标准标准 负

11、责湖北电网及下属地市供电公负责湖北电网及下属地市供电公司规划的编制、指导、审核司规划的编制、指导、审核 电电网网规规划划研研究究工工程程师师 1.岗位目的：依据国家电网规划、设计导则及相关技术标准，负责湖北电网及下属地市供电公司规划的编制、指导、审核，完成电网规划报告。表1-3 电网规划研究工程师的岗位目的 完成电网规划报告 完成完成电网规划电网规划报告。报告。4 4、岗位职责、岗位职责 4 4.1 1 岗位职责的内涵与特点岗位职责的内涵与特点 4 4.1 1.1 1岗位职责的内涵岗位职责的内涵 所谓岗位职责，主要指该岗位通过一系列活动活动来实现实现组织的目标目标，并取工作工作成果成果。4 4

12、.1 1.2 2岗位职责的基本特征岗位职责的基本特征 完备性：完备性：它表达了该岗位所要取得的所有关键关键成果。成果导向：成果导向：它是成果为导向成果为导向，而非以过程为导向。稳定性：稳定性：包含该岗位的稳定性稳定性的工作内容，而不包含临时授予的、动态性的工作内容。独立性：独立性：每一项岗位职责都直接指向一个唯一唯一的工作成果，不允许职责与职责之间的交叉与重叠交叉与重叠。系统性：系统性：同一岗位的若干项岗位职责之间必然存在着某种逻辑关系逻辑关系，而非任务的简单拼凑与组合。21 4 4.2 2 职责梳理的方法职责梳理的方法 图图1-5：职责构建的方法示意图：职责构建的方法示意图 它往往侧重于对它

13、往往侧重于对具具体职责内容体职责内容的界定；的界定；它要回答的是“该它要回答的是“该岗位需要通过完成什岗位需要通过完成什么样的职责，来为组么样的职责，来为组织创造价值？”。织创造价值？”。基于战略的职责分解基于战略的职责分解 侧重于对每项岗位职侧重于对每项岗位职责中的角色与权限进行责中的角色与权限进行理顺理顺；它要回答的是“在每它要回答的是“在每项岗位职责中，该岗位项岗位职责中，该岗位应该扮演什么样的角色应该扮演什么样的角色？应该如何处理与流程？应该如何处理与流程上下游之间的关系？”上下游之间的关系？”基于流程的职责分析基于流程的职责分析 完整的完整的 职责描述职责描述 22 4.2.1基于战

14、略的职责分解基于战略的职责分解 分解关键成果领域分解关键成果领域 关键成果领域，可以利用鱼骨图作为工具对岗位目的进行分解而得到。比如，化环所某工程师岗位的关键成果领域，可以分解如图1-7。图图1-6：基于战略的职责分解步骤：基于战略的职责分解步骤 工作的目的 成果领域A 成果领域B 成果领域C 成果领域D 职责目标a 职责目标b 职责目标c 职责目标d 行动 行动 行动 行动 第一步 第二步 第三步 第四步 第五步 图图1-7：化环所油气检测工程师关键成果领域分解示例：化环所油气检测工程师关键成果领域分解示例 岗位岗位 目标目标 技术监督技术监督 技术检测技术检测 技术培训技术培训 科研科研

15、标准制订标准制订 23 3 3）确定职责目标确定职责目标 表表1-4 化环所油气检测工程师岗位成果目标示例化环所油气检测工程师岗位成果目标示例 关键成果领域关键成果领域 所要达成的目标所要达成的目标 技术监督 负责受委托的火电厂、水电油质和SF6气体监督，定期进行油质和SF6气体试验分析，提供技术报告。技术检测 对送检测的油、气样品进行检测分析，提交检测报告。科研 跟踪油、气领域的前沿发展方向，开展相关科研工作，完成论文发表。技术培训 负责提供本专业的技术培训，参与行业培训及研讨。标准制定 主持或参与制定与油气相关的国家、行业标准和国网公司标准、规定及措施，协助省电力公司制定油气标准和技术文件

16、。表表1-5 表达目标的常用词表达目标的常用词 正向目标正向目标 反向目标反向目标 支持目标支持目标 确保 保证 促进 防止 避免 防范 致使 作为 24 4 4）确定达成职责目标的行动确定达成职责目标的行动 其具体的表达方法为：“行动方式行动方式+具体对象具体对象”。5 5）形成初步的职责描述形成初步的职责描述 职责条目的具体数量与关键成果领域相一致。（见图1-8）图图1-8：关键成果领域与职责目标的对应：关键成果领域与职责目标的对应 以确保本部门的年度费用与公司的经营计划和预算保持一致 关键成果领域 行动方式 具体对象 职责目标（成果）部门费用控制 制订、执行和监控 本部门年度费用预算 25 4 4.2 2.2 2 基于流程分析的职责分析基于流程分析的职责分析 所谓流程，是指完成某项职能的一系列相互衔接的步骤。可以用图1-9来表示。实现两个方面的目标，一是要理清该岗位与其他相关岗位之间的职责边职责边界界，二是要界定该岗位在各项职责上所扮演的角色角色，进一步职责描述的准确性和规范化。2 2）流程分析的步骤流程分析的步骤 （1 1）通过岗位内分析通过岗位内分析，理顺岗位内部各项职责之间