电器物料采购流程.doc

1、 XXXXXX有限公司制订日期2020-03-13电器物料采购流程页 次1 OF 3生效日期2020-03-25版 本A制订部门总经办编 号1 范围本流程对所有电器生产用的量产物料采购作规定，供应商开发、打样、议价不在此列，按其它相关流程进行,辅料、工具等按物资采购流程进行。2 定义电器物料：用于电器事业部生产，直接构成成品的物料，如批量的螺丝、塑料件、包材等。3 处理流程序号作业流程责任人依据文件或说明使用表3.1物料需求计划员3.1.1 计划员对市场趋势、未来订单预测、总经理指令、成品库存情况、机型热销程度、市场促销等因素，预估未来两周各产品需求。3.1.2 计划员按3.1.1预估产品需求

2、后，查询物料库存数据是否能满足未来两周生产需求，计划下“采购计划”前确保零部件已经确认合格（有元件确认表）。3.1.3 通用物料低于安全库存量时，由材料仓管向计划员提出补库需要。3.1.4 计划员按生产周期表规定时间结合3.1.1条评估后制作生产计划，录入ERP系统后自动生成“MRP计划”运算，扣除库存后，由计划在系统中录入“采购计划”，提出物料需求。3.1.5 因计划员工作失误，造成3天内需求的紧急物料采购，由采购提出报副总对计划员按20元/项考核（公司总经理指定物料或副总要求加急产品除外）。安全库存一览表元件确认表生产周期表奖罚款单3.2下采购单采购3.2.1 采购接到计划在系统中的“采购

3、计划”需求数据后，在系统中生成采购订单。3.2.2采购在1个工作日内制作采购订单，交期订在计划需求日期前1-2天，根据供应商分级等综合因素下给某家供应商或按比例下单给两家生产该物料的供应商，交总经理或副总经理审核后发给供应商，如果价格有变动的，下单前需总经理审批、调整价格后才能发出采购订单。3.2.3新供应商首份采购订单前双方必须签订采购合同明确产品交期、质量标准、送货方式、付款条件、质保期、违约责任等内容，检验规范、质量协议、保密协议、廉洁声明一起发给对方，及要求对方提供检验规范、成品检验报告，经双方签字盖章后生效，后续订单则以采购订单替代采购合同，盖公司合同章，以双方传真、邮件回复作为合同

4、履行依据。采购订单以微信、QQ等方式传递的，信息必须保留三个月以上。3.2.4根据市场调查信息，采购对价格波动大的材料作策略下单，经总经理批准后实施。采购订单采购合同3.3进度跟踪采购3.3.1 下单后，采购应在4小时内跟进供应商回复情况，如果没有信息反馈（QQ、微信、传真、电话均可），采购应主动联系供应商，确认是否有接到航佳的采购订单，对订单交货日期、质量有没有疑问，如果有，则双方沟通清楚。3.3.2 当供应商因原材料、机台、人员等原因无法按航佳要求日期交货，采购需询问供应商确切的可交货时间，并与计划员沟通，评估该材料延期是否对生产有影响，如果没有影响，则更改交货日期并通知计划员，如果公司生

5、产需求紧迫，而供应商接单人员采购订单修订记录修订日期修 订 内 容会 签/核 准 XXXXXX有限公司制订日期2020-03-13电器物料采购流程页 次2 OF 3生效日期2020-03-25版 本A制订部门总经办编 号序号作业流程责任人依据文件或说明使用表现场辅导无法协调时，采购应向对方上级或者总经理沟通，使该物料满足航佳生产需求。3.3.3对生产出货有影响又确实无法按期交货的，采购确认是否有备选合格供应商，如果有，则转下给可交货备选供应商。3.3.4在采购订单到期前（省外3天、省内2天），采购应主动与供应商联系采购订单完工情况，掌握哪些产品能按时回厂，哪些产品有可能无法按时回厂，当所下采购

6、订单只能部分回厂时，应与计划员沟通确认是分批送货、部分规格先送货还是整个批量延迟送货，把航佳的生产紧急程度及时传达给供应商。3.3.5 因场地、产品机型等原因，有部分物料需要延期生产的，计划通知采购，采购通知供应商延后交货时，省内供应商提前2天、省外供应商提前5天通知暂缓交货，物料暂时备在供应商处，并给出大概交货延后的时间。3.3.6 采购掌握各物料进度，有问题及时处理，确保物料到货时间与生产相匹配。3.3.7 计划员或委托材料仓管在计划生产前7天报欠料。3.3.8 材料没有跟催回厂，造成生产停产的，由计划报事业部副总对采购处罚50元。采购订单全格供应商名册欠料表3.4采购品质经理技术经理3.

7、4.1 采购订单为塑料件，下单后，该产品、该供应商为首次批量生产的，采购应组织技术经理、品质经理到供应商生产现场作产品质量及生产要点辅导，对于不方便用文字描述的质量要求、程度，应以限度样板的形式签给供应商作质量最低要求参考，并对供应商检验方法、质量控制要点、设备参数等影响因素作讲解与提醒，使供应商生产、检验人员对生产质量准确把握。3.4.2 质量问题检讨、例行辅导等对供应商辅导细则见供应商辅导办法。3.5工程变更采购仓管技术经理3.5.1 工程变更后由材料仓管按工程变更流程规定的工程变更通知单要求查询仓库内的物料数量报技术部，或由技术部在ERP中查询，由技术部确定公司内物料处理方式。3.5.2

8、 工程变更后的物料需要退给供应商协助返工的，采购应与供应商联系退货事宜，涉及返工费用，由供应商报价，与供应商议价后经总经理审批，回传给供应商。3.5.3 联系供应商立即通知停止生产，查询供应商已经生产的变更前数量、没有生产订单数量，报技术部确定处理方案。确定需供应商协助返工的，按3.5.2条报价、回传。3.5.4 把工程变更图纸发给供应商，督促供应商回收或销毁变更之前的图纸。因采购没有发图纸或没跟踪造成供应商仍生产变更前物料的，由事业部副总对采购按50元/次考核。3.5.5 如果工程变更前的物料由航佳配套使用、处理的，需特别交待供应商在物料外包装上用显目标记“变更前”字样，以防止变更前物料混淆

9、。3.5.6 工程变更前物料交货到仓库时材料仓管应特别留意。工程变更通知单修订记录修订日期修 订 内 容会 签/核 准 XXXXXX有限公司制订日期2020-03-13电器物料采购流程页 次3 OF 3生效日期2020-03-25版 本A制订部门总经办编 号序号作业流程责任人依据文件或说明使用表3.6退 货交货仓管采购检验员3.6.1 采购跟催供应商按期交货，提前3天以上送货不入库。3.6.2 供应商送货到“待检验区”，物流送货到电梯口通知采购转达给材料仓管，由仓管通知物料员搬到“待检验区”，仓管核对采购订单，清点数量、核对品名、规格、包装是否与要求相符，如果不符，则拒收货，要求供应商送货人员

10、纠正后才能收货。是物流送货的，反馈给采购，涉及航佳派人重新整理的，仓管向采购提出，评估合理费用，联系供应商从货款中扣除。3.6.3 仓管初步确认合格，在2小时内打印材料入库单，注明供应商、物料名称、规格、数量，交进料检验员按检验规范、图纸、样品、实配件等作检验，急件在2小时内、一般1天内完成检验，检验合格后在材料入库单上签字，在供应商标识上盖“合格”章，仓管作入库，具体操作见仓库管理制度。3.6.4 检验不合格，仓管对该批物料区分、隔离，检验员作标示，并在来料检验报告判定，交品质经理审核、组织评审，采购接到评审处理意见后，与供应商联系物料的处理，具体操作细节按不合格品处理流程、质量异常处理流程

11、等文件执行。3.6.5如果物料种类多、检验时间长，仓管暂时签收送货单。送货单由仓管签字后一联由送货人带回供应商，自留一联、交采购一联，采购与原始采购订单合并放置。3.6.6 仓管严格控制超交数量，超出规定标准的，向采购反馈，由采购决定是否接收，对于特殊物料，采购应对超交接收数量负责，因超交而导致超过三个月仍没有用完的，由副总提出对采购处罚100元（经总经理审批的策略采购物料除外）。送货单材料入库单采购订单来料检验报告3.7仓管采购3.7.1 不合格品、工程变更品退货由检验员标示，材料仓管整理，具体操作见仓库管理制度、不合格品处理流程、标识与可追溯性程序，材料退货单一联随货送到供应商，一联交采购

12、，由采购联络供应商批量退货急件4小时内退、一般在3天内退出、生产挑出不合格品在送货时退出。3.7.2 如果是物流、快递退货的，采购在采购合同中注明“退货所产生的运输费用由供应商承担”。3.7.3 退货后，联系供应商收到货情况，跟进何时能把返工好的、良品送到航佳。3.7.4 采购没有跟进退货情况，造成对帐才发现数据差异的，由副总对采购作50元/次考核。材料退货单3.8对 帐采购仓管技术经理3.8.1 供应商每月5日前，把实际送货明细、价格等汇总成对帐单盖公章后传真或邮寄给航佳采购，采购每月20日前确认是否与航佳公司收货规格型号、数量、价格一致。3.8.2 核对一致的，采购把采购订单、送货单、材料入库单、材料退货单分类整理后交财务部核算，通知供应商按采购合同要求开税票。3.8.3 采购协助供应商跟进付款情况，详见付款制度采购订单送货单材料入库单材料退货单对帐单修订记录修订日期修 订 内 容会 签/核 准