X企业环境安全管理体系手册.doc

1、XX有限责任公司质量环境安全管理体系程序文件安全管理EHS手册- 192 - 文件和记录控制程序 l.目的对文件、资料和记录进行控制和管理，确保各有关单位使用文件和资料的正确性、有效性；确保各种记录真实以证实管理体系运行情况，提供公司产品和过程符合标准要求、管理体系有效运行的证据，并使其具有可追溯性。 2.适用范围2.1适用于与QES管理体系有关的文件和资料的控制，包括：收集的外来文件和资料；2.2适用于公司QES管理体系运行全过程涉及的所有类型记录及确定为记录的文件管理。3.职责3.1 管理者代表负责策划管理手册和程序文件。3.2 质量处和安技环保处负责组织管理手册、程序文件以及公司一级年度

2、工作计划的编写、发放、存放、更改、登记和管理，并建立QES体系受控文件清单。3.3 设计部、市场技术部负责技术标准、法律法规的收集和管理，并负责工厂标准、产品图样、设计文件编制、更改及相应的审批。3.4 技术处、市场技术部分别负责制造工艺文件、工艺标准的编制及外来图样、相关法律法规、产品图样、技术文件的归档发放和管理。3.5 各有关部门负责QES体系三层文件的制定、发放、实施和管理。3.6 公司办负责其它管理文件的制定、发放和管理；并负责技术标准的审批。同时负责上级机关下发文件、集团下发文件的管理、处置。3.7 公司办负责QES记录样表的审批、编号、统一管理。3.8 质量处负责对公司QES中的

3、质量部分记录进行汇总及监控管理；安技环保处负责对公司QES中的环境职业健康安全部分记录进行汇总及监控管理。3.9 各有关部门、车间负责本单位QES记录的填写、审批、传递和保管，需增减的QES记录按规定上报公司办审批。4、工作程序4.1文件和资料管理4.1.1文件和资料的分类4.1.1.1 文件和资料分为以下三类a、管理体系文件（管理手册、程序文件和三层文件）；b、技术性文件和有关资料(包括外来文件)；c、其它管理文件（包括上级和国家政策法规文件）。4.1.1.2 文件和资料按受控状态分为两类：即受控文件和非受控文件。a)管理手册、程序文件和三层文件属受控文件，发放前有发放号，管理手册、程序文件

4、并盖有“受控文件”印章。b)图样、工艺文件和有关资料均属受控文件，由设计部、和技术处、市场技术部进行管理控制。4.1.2 文件的编写4.1.2.1 管理手册和程序文件由管理者代表组织质量处、安技环保处和有关部门编写。4.1.2.2 公司一级质量计划由主管总师组织质量处编写，并负责汇编受控文件清单。4.1.2.3 技术文件包括公司标准、技术图样、工艺文件、采购规范等，由设计部、技术处、市场技术部负责组织专业技术人员编写。4.1.2.4 质量处、安技环保处与各有关部门负责管理体系三层文件的编写。4.1.2.5 其它管理文件由公司办负责组织编写。4.1.3 文件的审批4.1.3.1 管理手册、公司一

5、级质量计划由管理者代表审核，总经理批准。4.1.3.2 程序文件由管理者代表审核、批准。4.1.3.3 管理体系三层文件由各主管部门领导或公司主管领导审批。4.1.3.4 图样技术文件由技术部门按设计和开发控制程序、工艺管理制度规定的有关级别的技术人员或专业技术负责人审签。4.1.3.5 其它管理文件由公司办组织审核。4.1.4 文件和资料的发放控制和管理4.1.4.1 管理手册和QES体系程序文件由质量处负责发放，并建立“QES体系文件发放表”。 4.1.4.2 产品图样、工艺文件由技术处按照附表一产品图样、工艺资料、技术文件发放单位及份数一览表及附表二外来图样、技术文件发放单位及份数规定发

6、放，并填写图样技术文件发放登记表。4.1.4.3 QES体系三层文件由各编写部门根据内容所涉及到的单位需要填写“三层文件发放登记表”并负责发放，与质量有关的并报质量处技术组一份备案；与环境职业健康安全有关的并报安技环保处一份备案。4.1.4.4其它管理文件由公司办按照文件发放清单执行。4.1.4.5上述文件发放时，各领用单位主管或领用人接收时应认真核对，确认无误后在发放单上签字或盖章。4.1.4.6 与公司QES体系运行关系密切的部门车间应建立本单位QES体系管理文件清单和技术文件台帐，并做好使用过程的管理工作。4.1.4.7 QES体系管理文件和图样、技术文件均为受控文件，无论任何原因，各使

7、用单位不得随便复印，由于份数满足不了需要时，应向发放单位申请再领。4.1.4.8当文件和资料破损严重影响使用时，应到文件和资料管理部门办理以旧换新手续。破损文件和资料由各文件管理部门负责收回按规定销毁。对所换新“受控文件”的分发号仍沿用原文件分发号。4.1.4.9当文件使用人将文件丢失，应及时办理领用手续，文件和资料管理部门应按公司有关规定对丢失单位或责任者进行考核处罚。补发的文件属QES体系管理文件应给以新的分发号，并在原发放登记表中备注丢失文件的分发号作废。 4.1.4.10设计院、工程一部、工程二部、经营服务处、市场技术部接到外供图样、技术文件时应按规定做好图样、技术文件的管理登记，转化

8、或传递分发工作。4.1.4.11设计院将设计完工文件、资料(底图、明细表、说明书等）向技术处办理入库，技术处应安排专人接收。4.1.4.12产品图样、技术文件、工艺资料底图入库时，技术处底图管理人员应核对入库单手续、签字是否齐全，发现签字手续不全时，应由交图部门补齐后再签收底图。 4.1.4.13各单位对QES体系管理文件和图样技术文件应加强管理，做到帐目清楚，标识明确，摆放整齐，便于索取，并按本单位的借阅规定健全手续，以防文件的丢失。4.1.4.14给生产车间发放使用白图(复印图或铅笔绘图)，按11-09关于生产用白图的管理规定执行。4.1.4.15用户因考察或监制工作需要需借阅文件及技术资

9、料时，由接待单位有关人员填写“文件借阅申请单”，经单位主管领导和公司副总工程师以上领导批准后借阅。4.1.4.16 图样技术文件的管理，按照图样技术文件底图管理制度、图样技术文件保密制度、图样技术文件分发制度、图样技术文件复制管理制度的规定执行。4.1.5 外来文件的控制4.1.5.1外来文件包括：外来技术标准、法律法规及外来图纸及技术文件等。4.1.5.2 归口管理：设计和开发类标准、法律法规、设计资料归设计院和收集管理、发放、回收。工艺类标准、法律法规、技术资料归技术处、市场技术部收集、管理、发放、回收。环境职业健康安全类标准、法律法规归安技环保处收集、管理、发放、回收。4.1.5.3 外

10、来文件必须登记归档，发放范围需经处级以上领导审批，并建立保存发放清单。4.1.5.4 外来文件需复印时，需经归口单位处级领导或主管总师审批。 4.1.5.5涉及外来文件的其它事宜按程序文件相关条款执行。4.1.6 文件的更改 4.1.6.1 QES体系管理文件应定期评审与更改a、文件需更改时，由原文件编写部门填写“文件更改申请单”说明更改原因、更改内容。b、文件更改的审核批准应由原审批人或具有原审批权限的人员负责审批。c、文件更改批准后，管理手册、程序文件由质量处实施更改，更改情况予以登记。d、修改状态用1. 2.1. 2进行标识；更换版本用第一、二版进行标识。4.1.6.2 图样技术文件的更

11、改 a、产品图样及设计文件的更改按“设计和开发更改控制程序”执行。b、工艺文件的更改，由工艺试造人员或产品工艺员实施。c、图样技术文件更改时，各单位资料员应按“图样修改许可书”或“工艺文件更改通知单”内容，将本单位所应更改的图样技术文件提供给更改者，因故提供不全者，应在更改单上注明，事后由该单位资料员负责通知更改人作补充更改。否则造成的后果由该资料员负责。图样技术文件更改后，资料员应核对更改内容，并在许可书或更改通知单上签字，注明日期。d、对于已投产图样技术文件更改，如涉及到毛坯尺寸、材质、数量或工序已经进行或正在进行时，必须通知生产处和涉及到的相关单位。 4.1.7 文件的换版与作废4.1.

12、7.1 QES体系管理文件的换版、作废与销毁a）QES体系管理文件包括管理手册、程序文件和三层文件，需进行大幅度更改时应进行换版，原版次文件作废换发新版本。b）各主管部门发放新版本时应填写好发放记录，同时回收作废文件，并填写“作废文件回收登记表”。若作废文件需要保留，需由文件管理员加盖“作废”或“保留资料”印章方可留用。c)作废文件回收后的销毁由各主管部门文件管理员填写“文件销毁申请单”，经处长批准后销毁。4.1.7.2 图样技术文件的换版、作废与销毁a)图样技术文件的换版（对换）属于设计更改的一种形式，设计人员按设计和开发更改控制程序中的有关规定认真执行。b)换版的新图样在发放时，按原版图样

13、发放单位/份数发放。c)各使用单位接到新版图样，资料员应及时从现场抽回作废图样，并通知技术组审查新旧版图样的区别和现场生产进展状况，若有问题及时与现场设计服务人员联系，资料员并应在规定的时间内将作废图样造册上交技术处档案室。 d)设计人员对已投产件的图样对换，根据情况应及时通知生产处暂停按原图生产。e)对换后的作废图样技术文件，或公司决定报废的产品图样、技术文件，各单位资料员接到通知后，必须及时从现场抽出，作出标识，并在规定时间内造册上交技术处，技术处按图样技术文件的销毁处理制度规定办理。4.1.8 QES体系管理文件可以用电子文档形式网上发布，使用单位有查阅无修改权限。授权质量处和安技环保处

14、对网上文件进行修改。4.2记录管理4.2.1按QES管理体系要求,公司应保持足够的记录 ,主要包括：内部审核、管理评审记录；人员能力、意识和培训记录；产品设计开发输入、评审、验证、确认及更改控制记录；采购过程的供方评价记录；生产提供过程的确认记录；标识和可追索性记录；有关顾客财产的报告记录；设备、监视和测量装置效准、维护、验证的记录；监视和测量记录；不合格品的性质和处置的记录；纠正预防措施记录；QES体系文件的登记、发放、修改、销毁、留存记录；环境因素（重要环境因素）、危险源（重大危险源）清单记录；适用的法律法规清单记录；与各运行控制有关的运行过程信息记录；目标指标管理方案检查记录；与相关方有

15、关的记录；紧急情况和应急措施记录（应急预案演练记录）；关于不符合内容的记录（事故、投诉、纠正预防措施记录）；各种环境职业健康安全会议记录等。4.2.2 各有关部门、车间根据本程序4.2.1条要求,建立并保持相应的记录。4.2.3记录的媒介形式可以是纸质的，也可以是电子贮存方式的，应保管可靠，便于存贮和查阅，防止丢失、损坏、变质。4.2.4 填写记录应字迹清晰、内容完整，注明日期并经授权人签字、盖章或作其它鉴定后方能生效。4.2.5记录不得随意涂改，发现记录与实际情况不符时，需经原记录人员核实后进行修改，其方法：重要的要用同类票以红字冲减，一般的则在原票上用双线划出错数，再在错数上方写出正确的数字，然后加盖修改者图章。4.2.6记录应按规定定期进行收集、装订、归档。4.2.7记录的贮存和保管，应环境适宜、便于存取，并按规定的保存期限认真保管。4.2.8 公司以外人员查阅记录，须经记录有关部门主管领导批准，或按合同要求提供给顾客查阅。4.2.9 ES记录的现场使用，按规定表格、指定相关人员填写，应做到字迹清晰、数据和表述准确、真实、不漏项，签署姓名和日期，使其具备完整性。4.2.10 记录格式更改：对于纳入QES管理体系的关键和重要记录格式、文字说明等实质内容的更改，应向