会议沟通管理.ppt

1、Running Meetings 会议沟通 第七章 会议沟通 群体沟通的优缺点 组织和参加会议 会议沟通模式 明确会议目的 确定与会者构成 明确与会者角色职责 会议的组织准备工作 会议议程 会议记录 第一节第一节 群体沟通的优缺点群体沟通的优缺点 讨论讨论1 某服装公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺重组。但以前在进行工艺重组时，工人的反应非常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计划的改革，公司管理层采用了三种不同的策略：策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们解释将要实行的新标准、工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的期限；策略二，告诉第二组工人有关现在工艺流程中

2、存在的问题，然后进行讨论，得出解决的办法，最后派出代表来制定新的标准和流程；第一节第一节 群体沟通的优缺点群体沟通的优缺点 策略三，对第三组工人，要求每个人都讨论并参与建立、实施新标准和新流程，每个成员全部参与，如同一个团队一样。结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在40天内有17的工人离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达到原来的生产水平，并在一个月里提高了17。对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。启示？讨论 2 你在什么场合下要采取

3、群体决策的方式，如果不采取群体决策的方式，而由自己做个人决策是否可行？根据你自己的工作体会，请谈谈群体沟通的优缺点。群体沟通的优点和缺点群体沟通的优点和缺点 Nicky Stanton:优点优点：产生更多的承诺 产生更好的决策 缺点缺点：时间和效率 群体压力：从众心理 专家和领导压力 推卸责任：说而不做 第二节第二节 组织和参加会议组织和参加会议 会议沟通模式 明确会议目的 确定与会者构成 明确与会者角色职责 会议的组织准备工作 会议议程 会议记录 Type of meeting Negotiating Informing Solving problems Making decisions C

4、ollecting and exchanging ideas 一、会议沟通模式一、会议沟通模式 谁发言?历时多久?他(她)对谁讲话?与谁交谈?其后会有谁发言?有几人?图7.1 会议交际沟通模式实例 二、明确会议目的、明确会议目的 Purposes and Objectives 1.Do you need a meeting?Is there some better/cheaper way of achieving your objectives?2.What is the purpose of the meeting?Giving instructions?Bargaining over is

5、sues?Giving advice/counseling?Making decisions?Solving problems using others knowledge and skills?3.What are your overall objectives?What do you want to achieve?What are the best/worst results?Do you have a fallback position/contingency plans?二、明确会议目的、明确会议目的 信息共享 动员激励 信息传播 问题解决和决策制定 三、确定与会者构成三、确定与会者

6、构成 同质性和相异性的平衡 竞争性和合作性的平衡 任务导向和过程导向的平衡 表 7.1 参考会议规模 会议目的 参考与会人数 决策制定和关键问题解决 问题识别或头脑风暴 研讨会和培训班 信息研讨会 正式报告会 5 10 15 30 不限 四、明确与会者角色职责四、明确与会者角色职责 自我检测自我检测 根据你所了解的群体沟通性质，你认为作为会议主席有哪些责任?在会议中，你若作为与会者，又有哪些责任?你怎样能够受益于会议和其他小组成员的讨论?1.会议主席角色会议主席角色 情形一：某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明

7、年的市场营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如采用“各个击破”的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对“市场营销的重点”问题作总结?会议主席角色会议主席角色 情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十一世纪的管理教学发展趋向”的研讨会。会

8、议进行期间，就MBA教育的发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法，有的认为MBA教学应该以“案例教学”为主；有的则认为应以理论修养的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学，甚至可以取消传统的教师讲解的形式；这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同主张分立的局面，你如何应付这种局面?你又如何就研讨的问题作总结?会议主席的职责 会议控制会议控制 决定讨论主题；明确讨论范围；确保人们围绕主题依次发言；尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论；确保其他成员了解会议进展

9、情况。会议引导会议引导 识别主题/问题；交换和开发建议；评价不同方案；选择行动计划（5W1H）。会议主席的职责 促进讨论促进讨论 讨论，提问 处理不同意见处理不同意见 对争论双方或各方的观点加以澄清；分析造成分歧的因素；研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性；将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论，以便把会议引向深入；若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一项。作出决定作出决定 常用的介绍方法：常用的介绍方法：自我介绍 互相介绍 主席介绍 名片介绍 会议中可应用的技巧会议中可应用的技巧：造成“我群感”；对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的研究，并对不同的目的加以分组和

10、归类；处理好会议的显在目标与潜在目标的关系，并在会议中尽快实现近期目标和较易达到的目标；利用与会者的经验、专长；对与会者的错误采取宽容态度。得分为27分或27以下，您的会议主持得很好 得分在36以上，可能预示您在主席角色方面存在某些问题 表表 7.2 7.2 主席自我评估问题单主席自我评估问题单 准备准备 1目的 我知道这次会议要实现的目的。2会议议程：我至少在会前两天发出会议议程。3与会者：我选定或影响对与会者的选择。4会议地点和布置：我检查会议室及其布置情况。1234567 我不知为什么举行会议。我在会上发放会议议程。我让与会者的各部门代表决定。开会时我才去看看。主持会议主持会议 1总结：

11、讨论中我概括总结相关要点。2打断 我不打断会议进程。3提问：我提清楚的问题。我问公开的问题。4感受：我感到轻松且精力集中。1234567 我让他们自己做出总结。我经常打断会议进程。我问无关的问题。我提保密的问题。我感到紧张难以放松。2.与会者的角色与会者的角色 决定是否需要出席会议 准备 准时与会 就某些疑点或模糊问题征询清晰解释 给出信息时，力求精确切题 倾听 支持他人 确保公平参与 反对要有根据 以能提高团队绩效的方式行事 表表 7.3 7.3 会议参与自我评估问题单会议参与自我评估问题单 准备准备 1目的：我清楚我开会要实现什么。2文书工作：我在会前已看了议程和附件。3与会者 我与其他与

12、会者交流了对主要议程看法。4事先告知：我已告诉主席我支持议程上某个议题。12345671234567 我不知道为什么要举行会议。我开会时才看。我在会上了解他们的看法。我在开会时告诉主席。表表7.3 会议参与自我评估问题单会议参与自我评估问题单 得分为30或30以下，您的参与状态良好 得分在40以上，可能预示您对于会议及您在其中的角色有某些问题 进程进程 1发育 我讲话清楚简洁、相关联。2打断 我不打断会议。3提问 我提清楚的问题。我问公开问题。4创造性和革新：我提出解决问题的新方法。5感受 我感到轻松且精力集中。12345671234567 我随意漫谈进行无谓评论。我经常打断。我问无关的问题。

13、我问保密的问题。我只关心自己的事。我感到厌烦紧张，难以放松。五、会议的组织准备工作五、会议的组织准备工作 CHECKLIST:Preparation 1.Make action plans:What are your sub-objectives?Do they move you forward to achieving your overall objectives?What attitude should you adopt in the meeting?How should you approach it?2.Prepare the structure of the meeting:Wh

14、at should be the content?What forms of process should you use?How best to use time?How can you set the agenda most effectively?五、会议的组织准备工作五、会议的组织准备工作 CHECKLIST:Preparation 3.How wide are the outcomes acceptable to you?If narrow,you want to keep the discussion closed;If wide,you can open up the discu

15、ssion.4.How committed to the decisions do you want the participants to feel?If high commitment is needed,involve the participants in the decision-making process;The more control you exert,the less committed the participants will be.五、会议的组织准备工作五、会议的组织准备工作 1.确定会议主题和目标确定会议主题和目标 2.制订会议活动计划制订会议活动计划 3.制订会

16、议议程制订会议议程 4.发放会议举办通知发放会议举办通知 5.会场布置安排会场布置安排 会场的选定 会场内设备的准备 会场的布置 六、会议议程六、会议议程 “议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务”会议时间(开始时间、结束时间)和地点 会议目的 会议议题的顺序 表7.4 会议议程实例会议议程实例 M计算机公司 一号项目检查会议一号项目检查会议 日期：2001年12月4日，星期五 时间：下午2：303：45 地点：B大厦第二会议室 会议目的：研究一号项目进展情况 议程议程 1公司第四季度销售情况；2上次会议记录；3上次会议记录中提出的问题；4关于CPU进展报告；5关于Case设计进展报告；6关于软件进展报告；7下次会议日期、时间、地点。附件附件 1软件进展报告，第7号；2Case设计进展报告，第2号；3关于软件问题的短文。七、会议记录七、会议记录 表7.5 会议记录形式实例 M计算机公司 一号项目第一号项目第6次检查会议纪录次检查会议纪录 时间、地点：会议于2001年12月4日(星期五)在B大厦第二会议室举行，下午2：30开始。出席情况