总裁办公室业务规定-公众号【有料共享汇】.doc

1、X X有限公司总裁办公室业务规定 第一章 总 则 (目的) 第一条 本规定的目的是，为了加强本公司在业务处理和运行过程中，总裁对部门的指示、命令和希望的传达，以及下属干部对总裁的汇报、报告和请求的联络方面的管理工作。使整个公司的上传下达工作能够及时、准确，保证整个公司的命令与报告系统正常运行，并使公司的人事总务与后勤工作有序化，提高办事效率，保障公司日常经营活动的正常进行。第二章 命令、指示与决策等管理 (综合管理)第二条 命令、指示、决策、报告、实施等综合管理，用统一规定的“命令管理簿”进行。总裁的命令、指示，采用统一规定的“总裁指示单”向各干部传达。具体事宜由秘书处理、传递。(命令管理簿的

2、整理) 第三条 “命令管理簿按“办公室”、“项目部”，财务部研究部”和“工业部”等分部门整理、编辑。 (总裁指示单) 第四条 “总裁指示单”由总裁或秘书填定，递交给执行者。 (总裁指示单一式两份) 第五条 “总裁指示单”一式两份，一份递交给执行命令者，一份留在总裁办公室秘书处。 (总裁指示、决策事项的处理) 第六条 总裁指示或决策事项，按“总裁指示单”进行，并逐项填写在“命令管理簿”之中，执行完毕后，“总裁指示单”按执行者分类由秘书保管。 (向总裁报告) 第七条 执行者除特殊情况外，应在接到指示或命令后，在规定完成的期限内将执情况填入“总裁指示单”并将其交回办公室秘书转总裁。“总裁指示单”留在

3、秘书处存。如果在执行过程中遇到问题与变化，在执行之后，必须将变更情况的要点填写在“命令管理簿”有关栏目中。 (执行命令或指示的过程管理) 第八条 组织、召集、通知安排由总裁主持的会议。确定会议内容和程序，向总裁提示需要解决的问题顺序。 (口头命令与指示的处理) 第九条 一些简单而不重要的命令与指示事项，通常以口头的方式传递，没必要把这些命令和指示填写进“命令管理簿或“总裁指示单”，但是，办公室秘书必须把这些命令和指示及时记录下来，填写进“业务处理预定表中。另外，在紧急事件发生时，总裁的一些命令与指示通常只能以口头方式传递，在这种情况下，事后秘书必须把这些重要的指示与命令，填写进“业务处理预定表

4、”，进入“命令管理簿”之中。 (业务处理预定表的检查) 第十条 秘书必须经常对“业务处理预定表”进行检查，提请总裁对重要的命令事项过目，并告之当日的业务处理事项。第三章 秘书事务 (收发事务) 第十一条 往来的公函收发，以及公司内外电话、电报和电传的应接与发送。 (接待事务) 第十二条 接待来访的外企业经理人员、政府官员、社区知名人士以及专家学者，安排与总裁会晤的时间和地点，以及准备会晤所必需的资料和文件。 (预约事务) 第十三条 预约和安排来访者与总裁的会晤，并对会晤日程时间表作出安排。 (会议事务) 第十四条 安排总裁出席的各种重要会议，如董事会、部门经理会议、股东大会、宴会、高级会谈、谈

5、判等等，制定日程时间表，准备各种记录文件，与各方进行联系和联络，布置会场，安排各种设施，准备各种资料，以及对会议实施记录和整理会议纪要。 (整理事务) 第十五条 秘书或事务员每日收拾和整理总裁办公桌、书架和文件资料；清扫房间、接待室、会议室和门厅；保持室内干净和空气新鲜；调节室内温度与湿度等等。 (代理事务) 第十六条 代替总裁出席婚丧仪式，前往祝贺与吊唁；如实传达总裁的指示、命令与意见；传递总裁的文件、书信与物品。 (调查事务) 第十七条 按总裁的指示和命令，展开对有关企业内外的专项调查，包括社交调查、企业人际关系调查、总裁业务处理方面调查、命令指示执行情况调查以及有关方面的资料和信息情况收

6、集。 (文书事务) 第十八条 起草各种与总裁业务有关的文件、信件和草案；负责印刷、打印、编辑和校对。 (联络事务)第十九条 掌握总裁的行踪；确定与总裁保持联系的方式，如电话、电传、电报和信件；并根据事态采取合适的联络方式与总裁保持联系。第四章 印章事务 (印章的制作与废止) 第二十条 印章的制作与废止由办公室主任提请，并写明制作与废止印章的名称、种类、规格、使用范围、管理责任者以及理由。 (废止印章保存年限)第二十一条 除特殊情况外，废止印章由办公室加封注明废止时期在保险柜中保存三年，三年后由办公室主任、办公室秘书和办公室其他三人共同销毁并签字留存依据单。 (遗失、损坏和被盗) 第二十二条 印

7、章被盗、遗失和损环时，保管者和管理责任者必须尽早向办公室报告，并书面具明理由，办公室主任必须尽早采取相应的防范与补救措施。(印章登记) 第二十三条 所有公司印章都必须注册登记，由办公室按“印章注册登记表”分类逐一登记。 (印章的出借) 第二十四条 公司印章带出公司时，必须经责任管理者同意进行登记，由办公室按“印章出借登记台帐”进行填写。 (印章使用范围) 第二十五条 印章使用范围，按有关规定执行。 (手续) 第二十六条 印章加盖由管理责任者负责；他人使用印章，必须提出申请，并由秘书填写“公司印章申请单。” 第五章 日常事务管理 (信件)第二十七条 信件包括总公司、各分子公司之间以及同社会各部门

8、的往来信件、电报、传真、包裹、传票、文件等。第二十八条 信件接收及转交由前台秘书承担。 (信件的接收) 第二十九条 除指名某某亲启信件之外，所有普通信件一律由办公室及时开封，并在信件右上角上注有开启日期。 (登记) 第三十条 被开封信件，设专人在“接收信件簿”上逐一登记，写明开封时期，发寄单位，发寄人，信件名称，内容概要，收信部门或科室，与“接收信件簿”一起，交给办公室主任。 (接收信件处理) 第三十一条 办公室主任根据信件内容和“接收信件簿”提示，交付有关人员处理信件，并让处理信件的责任者在“接收信件簿”上签名或盖章。 (信件发送) 第三十二条 公司对外信件一般由办公室统一寄出或发送。 (发

9、送信件处理) 第三十三条 办公室有关人员在“发送信件簿”上逐一填写每一发送件的地址，收信(件)人，发送人，所属部门(科室)，内容概要之后，方能投寄。发送人应将邮局存根注明内容后贴在发信簿后页反面，以确认发出并备查。 (定期杂志、报刊的定阅收发) 第三十四条 办公室前台秘书负责所有报刊的订阅和接受、分发工作并及时送达各部门及个人。 (文件的保管) 第三十五条 办公室文件保管包括所有官方文件、法律文件、重要的往来文件、信函、通知书、报告书、传票、契约合同(副本)、证明书、决议书、调查报告、统计分析报告、各种提案、议案、备忘录、议事纪要、帐簿、投讼文件、决策书、判决书等一切业务书类和文件。 (文件保

10、存年限) 第三十六条 文件保存年限分五等级： 一、永久保存 二、保存十年三、保存五年 四、保存三年 五、保存一年(文件保存责任者) 第三十七条 办公室设机要秘书负责对各类文件的保存。在特殊情况下，移交别部门或委托社会专门机构保存。 (保存期间的变更) 第三十八条 在必要的情况下，经部门经理会议讨论之后决定，或延长，或缩短保存期。 (保存责任的移交) 第三十九条 保存责任的移交，须经总裁认可，重要文件原则上准带出本公司，在必要情况下，必须有总裁的指示。 (废除) 第四十条 文件保存期到后，经办公室会议决定予以废除。废除原则上采用焚烧方法。 (接待事务) 第四十一条 除非常熟悉的来访者外，前台秘书

11、必须弄清来者身份、地位、所在单位、姓名、来访目的、有无事先约定等等，然后按下列方式进行接待事务处理。 一、如果是政府要员或其他公司经理、专家学者，通知办公室，由总裁办公室作指示。 二、如果是一般来访者，则先与有关部门联系，作出接待安排。 三、如果求见者不在，或正在会议之中，或正在处理事务，由办公主任指示或出面作出解释和安排。 (电话事务) 第四十二条 接通电话后，首先问好并告诉对方“这里是X X公司办公室”，然后询问对方姓名、单位、身份以及有何事宜。按第四十一条执行。 第六章 后勤保障事务 (安全保卫) 第四十三条 负责全公司的保安、防灾、减灾等全部事务。 (事故) 第四十四条 在发生事故或非

12、常事件时，直接与公安部门联系，及时向总裁作出报告，组织警戒、减灾力量，稳定秩序，积极寻求减灾对策，妥善处理。 (前台) 第四十五条 做好前台工作，包括总机值班，了解来访者，制止未经许可者进入办公区。清洁大厅卫生、保障饮水供应，大会议室维护；调整打卡机；打长途登记。 (保安) 第四十六条 任何公司外人员，未获准许不得进入公司，一旦发现，立即向办公室报告。 (防止火灾) 第四十七条 对火种、火源和火灾易发生环节严格防范和查询；检查消防器械，保证消防器械处于良好状态。 (风雨时的处置) 第四十八条 在大风暴雨来临时，进行特别检查与防范。 (值日)第四十九条 每天下班后，设专人负责关闭大门，切断除传真

13、机以外的电源。 (工作现场的安全) 第五十条 办公室负责对整个公司工作现场和集体宿舍设备、设施和工作场所的安全检查、维修和保养工作。 (防止对社会的危害) 第五十一条 办公室对公司内物品及车辆，要实施监察，防止对社会危害的发生。 (卫生) 第五十二条 对工作现场环境进行监督，保持工作现场环境的监察，保持工作现场干净、清洁和空气新鲜。对公司职工进行卫生和健康教育，对职工的心理健康和服饰卫生实施监督。 (就业限制) 第五十三条 被医生诊断有下列疾病者不得在公司工作现场继续工作，或不得招聘录用。 一、精神分裂患者。 二、梅毒、淋病等性疾病患者。三、结核病患者。 四、病毒性肝炎患者。 五、癌病患者。

14、六、接触性传染皮肤病患者。 七、其他医生认为不宜就业者。 第七章 物品管理 (事务用品管理) 第五十四条 控制办公事务用品开支，办公用品由办公室统一购买、保管和分发。 (事务用品类别) 第五十五条 办公事务用品类别规定如下： 一、办公用品(桌椅等) 二、事务器具(文件夹、度量衡器具等) 三、印刷品 四、纸张(复印纸、打印纸等) 五、电器、电料 六、杂物器具(杯、盘、碟等) 七、办公自动化用品(电脑、打印机、复印机等) 八、车辆 九、其他 (购买申请与调查) 第五十六条 除日常低值易耗办公事务用品外，一项500元以上的办公事务用品购买，必须由使用部门提出申请，由办公室核实与调查，上报总裁。 (购买决策) 第五